Datenschutzordnung
des
Arbeitskreises zum Schutz und zur Kartierung der Libellen in Nordrhein-Westfalen (AK Libellen NRW)

gem. Art. 32 Abs. 1 DSGVO

 

Verantwortlicher

Klaus-Jürgen Conze

Hamburger Straße 92

45145 Essen

0201 734949

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  1. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten

Der AK Libellen NRW erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten der ehrenamtlichen MitarbeiterInnen EDV-gestützt. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

Folgende Daten, die für die Mitarbeiterverwaltung und –betreuung unerlässlich sind, werden erhoben:

  • Name
  • Adresse
  • E-Mail-Adresse und Zustimmung zur Nutzung für den Versand von Mitteilungen (optional)
  • Telefon

Die Daten werden bei Anmeldung durch den Mitarbeiter erhoben, was meist per email erfolgt. In diesem Zusammenhang wird die Zustimmung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten abgefragt.

Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Erfüllung der Zwecke des AK Libellen (Schutz und Kartierung) erhoben, verarbeitet und genutzt. Hierzu gehören insbesondere die Mitarbeiterverwaltung und die elektronische Übermittlung von Informationen an die Mitarbeiter per mail.

Eine Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten außerhalb der satzungsgemäßen Zwecke erfolgt nur, wenn der AK Libellen NRW aufgrund gesetzlicher Vorschriften dazu verpflichtet ist (z.B. beim Verdacht einer Straftat).

  1. Datenhaltung

Die Datenhaltung erfolgt beim o.g. Verantwortlichen.

Digitale Daten werden nur auf passwortgeschützten Rechnern verarbeitet. Die Speicherung von digitalen Daten erfolgt nur auf verschlüsselten Datenträgern. Digitale Daten werden mindestens einmal wöchentlich auf einem externen Datenträger gesichert. Die Wiederherstellung der auf Sicherungsmedien gespeicherten Daten wird monatlich geprüft.

Die Betriebssysteme und Programme der für die Datenverarbeitung genutzen Rechner werden immer auf dem neuesten technischen Stand gehalten. Auf den Rechnern läuft ein täglich aktualisiertes Virenschutzprogramm.

Die Übertragung von digitalen personenbezogenen Daten erfolgt nur auf sicheren Wegen oder verschlüsselt.

Passwörter werden unbefugten Dritten nicht zugänglich gemacht.

Die Aufbewahrung von Daten in anderer als digitaler Form erfolgt in abgeschlossenen Behältnissen.

  1. Auftragsdatenverarbeitung

Wenn der AK Libellen NRW zur Erfüllung seiner Aufgaben auf die Dienstleistung Dritter zurückgreift, verpflichtet sie sich zur sorgfältigen Auswahl und Überwachung des Dienstleisters.

Von Dienstleistern, die im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung personenbezogene Daten erhalten, ist eine schriftliche Zusicherung der Einhaltung des Datenschutzes vorzulegen.

  1. Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung von Daten

Jeder Mitarbeiter hat nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften das Recht, auf schriftlichen Antrag beim o.g. Verantwortlichen Auskunft über seine gespeicherten Daten, den Zweck der Speicherung und deren Empfänger zu erhalten. Ferner hat jeder Mitarbeiter das Recht auf Berichtigung oder Löschung seiner Daten.

Wenn die Löschung von Daten, die für die Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke unerlässlich benötigt werden, verlangt wird, führt dies zur Beendigung der Mitarbeit.

  1. Datenlöschung

Alle personenbezogenen Daten werden gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Daten, die für die Mitgliederverwaltung benötigt werden, werden 2 Jahre nach Ende der Mitgliedschaft gelöscht, sofern nicht gesetzliche Vorschriften längere Aufbewahrungsfristen erfordern. Daten in Papierform werden vor der Entsorgung mit einem Shredder zerkleinert.

Beim Wechsel von Verantwortlichkeiten werden alle Daten unabhängig von ihrer Form übergeben oder gelöscht. Es verbleiben keine Daten beim bisherigen Funktionsträger.